Сега всички пишем по няколко имейла на ден: ето как да го направим, като спазваме добрите правила на нетикета
Получателите
Необходимо е също така да се обърне голямо внимание на получателите на имейли: тези, които са въведени в полето „До:“, са преките заинтересовани страни, които трябва да отговорят на искането, докато в „Копия:“ тези, които само трябва да "вземат под внимание" комуникацията. Отговарянето на имейл, когато сте само в Knowledge Copy, не е много учтиво, защото отговаряте, без да бъдете попитани; в случай, че трябва да го направите, е добра идея да се извините и да обясните причината. Например, можем да отговорим вместо сътрудник или колега, който е извън офиса, или когато погрешно бъде поставен под въпрос по въпрос, за който ние сме пряко отговорни.
поверителност
Добре е да се поддържа поверителността на изпращачите / получателите, като се изтрива имейл адреса на подателя от текста (ако препращате имейл, когато получателят не познава оригиналния подател) и се използва Ск (или Ск, т.е. сляпо копие), ако трябва да изпратите едно и също съобщение до множество получатели, които не се познават.
Заглавката и поздрави
Като цяло имейлите са по-малко официални от хартиените писма, така че можем да избегнем високо звучащи формули като „Скъпи, скъпи“ и т.н. Когато става въпрос за бизнес или учебна кореспонденция, е учтиво да се използва поне „езичник". По същия начин в поздравите можем да избегнем „Използваме тази възможност, за да разширим истинските ви", но използвайте по-кратки формули за уважение като „Cordiali Greetings.“ Нека също така помним, че в имейлите липсват всички невербални елементи на комуникация и следователно рискът от неразбиране е много голям: в този момент допълнително благодаря, по-добре, отколкото да бъдете арогантни!
Форма
По-голямата неформалност на носителя също така дава възможност да се изразява по-свободно в текста: формули или фрази на нотариус, изрази като „10 c.m.“ - много по-добре на 10 или 10 май този месец - и т.н. Освен това е позволено и по-небрежно използване на „ти“, когато говорите с колега или доставчик, дори ако никога не сме го срещали лично. Ако, от друга страна, обикновено казваме „тя“ на получателя на имейла, ние продължаваме да го правим писмено, но избягваме главни букви в местоименията, които звучат малко прекалено „по стар стил“.
Прикачените файлове
В днешно време повечето пощенски кутии могат да получават много големи файлове, но често сме свързани чрез мобилни мрежи и изтеглянето на 10 мега мегафайл може да отнеме много време. В тези случаи можем да компресираме прикачените файлове с подходящи програми - като винаги се уверяваме предварително, че получателят е в състояние да ги използва - или да използваме изпращащи услуги като We Transfer, като вмъкнем проста връзка за изтегляне в имейла. Винаги помнете, че прикачените файлове е за предпочитане да имат доста кратки имена, които не съдържат специални знаци като пунктуация, тъй като те могат да създадат проблеми при прекодирането от една система в друга.
Отговорът
По принцип е добра идея винаги да отговаряте на имейл, поне да дадете потвърждение, че се е състоял, особено ако това е изрично поискано: необходимо е винаги да се запазва една и съща тема ("тема"), за да се запази подреден историческа структура на изпратените и получените съобщения, като ги „закача“ едно след друго, евентуално избягвайки изпращането на ново съобщение за тема, която вече се обсъжда. Понякога е полезно или необходимо да поискате от получателя на имейл потвърждение за получаване на съобщението, нещо като потвърждение за получаване: тъй като не винаги е от съществено значение, избягваме да активираме тази опция безразборно, защото може да стане досадно. Когато е подходящо, използваме опцията „Отговор на всички“, която ви позволява да получите съобщението с други получатели в копие, така че те да могат да споделят отговорите на тази малка дискусионна група.
Спам
Често не осъзнавате, че „съгрешавате“ от спам, дори без да сте го предумислили, може би в ентусиазма да направите своя продукт или услуга известни или да отворите нов бизнес и да откриете, че изпращате рекламно съобщение без разлика на всички известни адреси. Това е класически пример за спам, който - във всичките му форми - се разглежда много зле от другите потребители на мрежата: всъщност това е един от най-неправилните и груби начини за повишаване, който често води до негативен ефект, а именно точно противното на очакваното.
Прочетете, винаги и във всеки случай
Независимо дали нашият получател е приятел, колега, доставчик или важен клиент, винаги се прилага едно и също правило: препрочетете текста на имейла поне два пъти, за да забележите всякакви грешки и - преди всичко - да проверите дали това, което имаме написаното е ясно и не се поддава на недоразумения. Това е задължително действие, което - ако бъде забравено - в някои случаи рискува да ни струва много скъпо.
